Dans le monde professionnel ou dans nos démarches personnelles, avoir un entretien avec un interlocuteur clé peut s’avérer décisif. Comme toute autre compétence, rédiger une lettre de demande de rendez-vous efficace est un art qui mérite d’être perfectionné. Nous allons vous aider à créer une lettre convaincante et pertinente en respectant quelques étapes simples.
Première étape : le niveau de langage adapté
Il existe plusieurs niveaux de langage et utiliser le bon ton en fonction du destinataire est primordial. Une lettre trop informelle peut donner l’impression que vous n’accordez pas une importance suffisante au rendez-vous demandé. À l’inverse, opter pour un style trop soutenu pourrait rebuter votre lecteur par excès de formalisme.
Adaptez donc votre vocabulaire au contexte et n’hésitez pas à employer les formules usuelles de politesse (par exemple « Je soussigné(e) », « Je vous prie de », « Je reste à votre disposition »). En outre, vérifiez bien sûr que vous ne faites aucune faute d’orthographe ni de grammaire qui dénoteraient un manque de soin apporté à votre message.
Arbitrer entre email et courrier
Bien que le digital ait largement conquis notre quotidien, certaines situations nécessiteront toujours un support papier – notamment lorsque la prise de contact se trouve être assez formelle. Dans le cas où vous êtes à l’aise avec cette méthode, songez à adapter votre discours en conséquence : évitez les formules trop familières et préférez un ton respectueux sans pour autant manquer de personnalité ou d’authenticité.
Deuxième étape : donner envie au destinataire
Pour persuader votre correspondant de l’intérêt que présente une rencontre, soyez précis dans vos propos. Ne faites pas seulement mention du sujet qui motive votre demande (par exemple « à propos d’un stage » ou « dans le cadre du projet X ») : exposez clairement les raisons pour lesquelles cet entretien revêt une importance particulière à vos yeux ainsi que les bénéfices potentiels qu’il pourrait représenter pour lui ou elle également.
Si possible, montrez que vous avez effectué des recherches sur votre interlocuteur (citez par exemple des éléments de son parcours professionnel, de ses réalisations ou encore de ses domaines d’expertise). Cela démontrera non seulement votre motivation mais renforcera la légitimité de votre démarche.
Mettre en avant la compatibilité avec le destinataire
Pour maximiser l’impact de votre lettre, il convient de souligner votre pertinence et celle du rendez-vous demandé dans le contexte de votre destinataire. Expliquez concrètement pourquoi vous avez choisi ce contact plutôt qu’un autre pour discuter du sujet en question : cela ajoutera du poids à votre requête et incitera potentiellement votre interlocuteur à accepter plus volontiers votre proposition.
Troisième étape : proposer une logistique adéquate
Pour faciliter l’organisation du rendez-vous en question, pensez à inclure dans votre lettre des propositions concrètes concernant les modalités pratiques de la rencontre. Indiquez par exemple des créneaux horaires et des dates sur lesquels vous êtes disponible, éventuellement dans différentes tranches (matinée, après-midi, soir), pour tenir compte des contraintes de planning de chacun.
Prendre en considération le lieu et le format idéal
Si vous le jugez nécessaire, mentionnez également un lieu qui serait approprié pour accueillir votre entretien (l’entreprise, un café ou un espace de coworking) ainsi que le format privilégié – en personne, par téléphone ou via une visioconférence. Cela évitera d’échanger de nombreux messages pour définir ces aspects logistiques une fois l’accord trouvé sur le principe même du rendez-vous.
Quatrième étape : laisser toutes les portes ouvertes
Il sera peut-être impossible pour vous d’obtenir un accord immédiat quant à la programmation d’un rendez-vous. Pour ne pas donner l’impression que vous êtes pressé(e) ou insistant(e) au-delà du raisonnable, terminez votre lettre en affirmant que vous restez à disposition pour déterminer ensemble les modalités de ce futur échange. Vous pouvez aussi suggérer de recontacter votre interlocuteur ultérieurement si cela est plus adapté pour lui.
Rédiger une lettre de demande de rendez-vous convaincante requiert une précision dans le fond comme dans la forme, ainsi qu’une approche sur-mesure adaptée à votre destinataire et vos objectifs. En suivant ces étapes simples, vous parviendrez sans nul doute à créer un message persuasif qui saura susciter l’intérêt du lecteur et augmenter vos chances d’obtenir ce rendez-vous tant espéré.
